Từng bước số hóa hồ sơ trong thực thi công vụ

Không chỉ giúp giảm dần sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy, việc số hóa còn tạo nền tảng để chuẩn hóa dữ liệu, rút ngắn thời gian xử lý công việc, nâng cao chất lượng tham mưu, chỉ huy, điều hành và phục vụ hiệu quả nhiệm vụ bảo đảm an ninh trật tự trong tình hình mới.

Từ hồ sơ giấy đến dữ liệu số

Chuyển đổi số trong lực lượng Công an thành phố đang được triển khai theo hướng ngày càng đi vào chiều sâu, trong đó số hóa hồ sơ, tài liệu được xác định là một trong những nhiệm vụ nền tảng.

Thực tế cho thấy, việc số hóa hồ sơ không chỉ là lưu trữ tài liệu trên máy mà quan trọng hơn là phải chuẩn hóa, làm sạch, cập nhật và bảo đảm khả năng khai thác dữ liệu sau số hóa.

Báo cáo của Công an thành phố về tiến độ xây dựng, làm sạch cơ sở dữ liệu chuyên ngành đã xác định, chuyển từ phương thức quản lý dựa trên hồ sơ rời rạc sang quản trị dựa trên dữ liệu; từ dữ liệu phân tán sang dữ liệu tập trung, thống nhất, có khả năng kết nối, chia sẻ và khai thác dùng chung.

Trong lực lượng công an, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ là một trong những đơn vị thể hiện rõ quá trình chuyển đổi này. Cuối tháng 4-2026, Đại tá Lâm Văn Long, Phó Giám đốc Công an tỉnh (nay là Công an thành phố), đã kiểm tra công tác số hóa tài liệu, hồ sơ nghiệp vụ tại đơn vị. Tại thời điểm đó, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ cùng hơn 300 học viên Trường đại học An ninh nhân dân đã số hóa hơn 602 ngàn hồ sơ, đạt 119,81% chỉ tiêu được giao. Đại tá Lâm Văn Long yêu cầu quá trình số hóa phải đúng quy trình, bảo đảm chất lượng, hiệu quả; đặc biệt là không để xảy ra sơ hở, mất an toàn thông tin, không để lộ lọt tài liệu nghiệp vụ mật.

Đến tháng 8-2026, yêu cầu số hóa tiếp tục được triển khai rộng hơn tới các đơn vị trực thuộc. Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã tham mưu thành lập đoàn công tác kiểm tra, rà soát, cập nhật diễn biến và hướng dẫn thực hiện công tác hồ sơ nghiệp vụ tại công an các đơn vị, địa phương. Theo đó, đoàn đã tham gia hướng dẫn tại 25 đơn vị (gồm 4 phòng nghiệp vụ và 21 công an cấp xã, đồn, phân trại tạm giam).

Tại công an các địa bàn cơ sở, hoạt động số hóa cũng đang được triển khai với nhiều cách làm cụ thể. Tại địa bàn phường Tân Phú, lực lượng Công an phường đã đẩy mạnh số hóa tàng thư. Cán bộ, chiến sĩ được bố trí rà soát, phân loại, kiểm tra, đối chiếu và số hóa hồ sơ, tài liệu theo quy trình nghiệp vụ.

Cùng với số hóa hồ sơ nội bộ, chuyển đổi số còn được thể hiện trực tiếp trong phục vụ người dân. Công an xã Xuân Hòa từ ngày 26-8 được giao thêm nhiệm vụ thu nhận hồ sơ, cấp đổi căn cước tại điểm trạm Công an xã. Còn tại phường Trảng Bom, AI Kiosk được đưa vào khu vực tiếp công dân, hỗ trợ tra cứu thông tin, tìm hiểu quy trình, thành phần hồ sơ và các bước thực hiện thủ tục hành chính…

Phải quản trị dữ liệu chặt chẽ

Quá trình số hóa càng được đẩy mạnh thì yêu cầu về chất lượng dữ liệu, nhân lực và an toàn thông tin càng đặt ra cao hơn.

Phát biểu tại Hội nghị công bố quyết định kiện toàn, bàn giao nhiệm vụ và ra mắt cơ quan thường trực Ban Chỉ đạo về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số thành phố Đồng Nai, Đại tá Lâm Văn Long cho biết: Chuyển đổi số trên địa bàn đã có những kết quả bước đầu, nhưng mức độ hoàn thiện giữa các nhiệm vụ, từng khâu vẫn chưa đồng đều.

Trong bối cảnh đó, việc Công an thành phố được giao làm cơ quan thường trực Ban Chỉ đạo về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số thành phố là một yêu cầu mới, đồng thời đặt ra trách nhiệm lớn hơn đối với lực lượng công an.

Phát biểu chỉ đạo tại hội nghị nêu trên, đồng chí Tôn Ngọc Hạnh, Ủy viên Trung ương Đảng, Phó Bí thư Thường trực Thành ủy, Chủ tịch HĐND thành phố, yêu cầu Công an thành phố - cơ quan thường trực mới phải khẩn trương ổn định tổ chức, phân công rõ trách nhiệm, tiếp nhận đi đôi với rà soát, nắm chắc toàn bộ danh mục nhiệm vụ; phân loại rõ nhiệm vụ đã hoàn thành, đang triển khai, có nguy cơ chậm tiến độ. Đặc biệt, yêu cầu quan tâm bảo đảm an ninh, an toàn thông tin, quản trị dữ liệu chặt chẽ, đúng quy định và rõ trách nhiệm từng cá nhân, đầu mối quản trị.

Đây cũng là yêu cầu đặt ra đối với công tác số hóa hồ sơ trong toàn lực lượng. Hồ sơ được số hóa phải bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, có khả năng tra cứu và khai thác; đồng thời phải xác định rõ trách nhiệm của đơn vị, cá nhân trong từng khâu, từ tiếp nhận, chỉnh lý, số hóa, kiểm tra đến lưu trữ và khai thác.

Yêu cầu về an toàn thông tin phải được đặt song hành với số hóa. Chỉ đạo tại lớp tập huấn chuyên sâu về an toàn thông tin cho gần 300 học viên tổ chức vào ngày 28-8, Đại tá Nguyễn Phương Đằng, Phó Giám đốc Công an thành phố yêu cầu học viên vận dụng kiến thức vào thực tiễn, chủ động rà soát, khắc phục "lỗ hổng" về an toàn thông tin; phát huy vai trò của đội ứng cứu sự cố, tăng cường phối hợp, chia sẻ thông tin và tổ chức diễn tập.

Việc số hóa hồ sơ sẽ không dừng ở việc thay thế hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử mà từng bước trở thành phương thức quản trị mới trong lực lượng công an. Khi dữ liệu được chuẩn hóa, kết nối, bảo đảm an toàn và khai thác hiệu quả, cán bộ, chiến sĩ có thêm công cụ để tham mưu, chỉ huy, điều hành; người dân được phục vụ thuận tiện hơn; còn công tác bảo đảm an ninh trật tự có thêm nền tảng dữ liệu chính xác, kịp thời để đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới.