Doanh nghiệp (DN) cần các yếu tố đầu vào sẵn có nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, giảm tổn thất cơ hội nên thường để tồn kho nguyên vật liệu, tồn kho trên chuyền sản xuất (sản phẩm dở dang) và tồn kho thành phẩm (hàng hóa chờ bán).

Tuy nhiên, tồn kho sẽ phát sinh chi phí lưu kho (chi phí thuê mặt bằng, bảo quản, các biện pháp quản lý an toàn, hao hụt...) và chi phí đặt hàng (chi phí tìm kiếm nhà cung cấp, vận chuyển, bảo hiểm vận chuyển...). Do vậy, DN cần thiết kế chuỗi cung ứng sao cho chi phí tồn kho thấp nhất nhưng vẫn đáp ứng được yêu cầu sản xuất, kinh doanh.

Bước đầu tiên trong quản trị tồn kho là phân tích và phân loại nguyên vật liệu theo giá trị đóng góp vào doanh thu (thường gọi là phân theo tiêu chí A, B, C) và phân theo mức độ ổn định, khả năng dễ hay khó dự báo nhu cầu sử dụng (thường gọi là tiêu chí X, Y, Z). Trên cơ sở đó, DN đưa ra những giải pháp quản lý tồn kho cho từng loại nhưng cần đảm bảo sẵn có hay không, cần dự phòng hay không.

Đối với những nguyên vật liệu có giá trị đóng góp lớn vào doanh thu thì cần đảm bảo sẵn có cho sản xuất vì chúng ảnh hưởng lớn đến doanh số. Sẵn có không có nghĩa là phải dự phòng, nếu nguyên vật liệu có tính ổn định cao, dễ dự báo thì chỉ cần tính toán đơn hàng mua, số lần mua sao cho chi phí tồn kho thấp nhất.

Mô hình tồn kho tối ưu (EOQ) có chỉ dẫn cách tính toán số đơn hàng mỗi lần mua, số lần mua trong năm và điểm đặt hàng với chi phí tồn kho thấp nhất. Để xác định khối lượng nguyên vật liệu mỗi lần mua tối ưu theo mô hình EOQ, cần dự báo nhu cầu nguyên vật liệu sử dụng và chi phí lưu kho, chi phí mỗi lần đặt hàng...

Đối với đơn hàng giá trị lớn mà mức độ sử dụng không ổn định, khó dự báo thì cần tăng mức dự phòng. Khi dự phòng tăng sẽ dẫn đến tăng tồn kho nên sẽ tăng chi phí. Do vậy, cần thiết lập mạng lưới cung ứng gần nhà máy sản xuất, ký kết hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp theo hướng khi có nhu cầu thì cung cấp nhanh nhất.

Các DN có hệ thống các nhà máy sản xuất gần nhau có thể sử dụng công nghệ để kết nối liên thông các kho của các nhà máy với nhau để khai thác nguyên vật liệu lẫn nhau và góp phần kéo giảm các loại tồn kho này. Đối với các loại nguyên vật liệu có giá trị đóng góp vào doanh thu nhỏ mà mức độ sử dụng ổn định thì có thể mua hàng thường xuyên.

Cần tính toán tỉ mỉ quá trình vận chuyển nguyên vật liệu về kho, từ kho đưa vào dây chuyền sản xuất; vận chuyển thành phẩm về kho thành phẩm, từ kho thành phẩm đến các trung tâm phân phối... Cũng phải tính toán đường đi, phương tiện, thời điểm vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa... nhằm giảm thiểu rủi ro và chi phí.

Bên cạnh đó, cần chú ý công tác quản lý kho từ thiết kế kho đúng tiêu chuẩn bảo quản, biện pháp kỹ thuật bảo quản, tránh tình trạng hàng hóa bị mất phẩm chất, hư hỏng cho từng loại nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm chờ bán... để giảm hao hụt, tổn thất.

Cần thiết lập các quy định trong việc phân loại, sắp xếp hàng lưu kho nhằm giúp cho việc nhập, xuất kho, kiểm kê được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Việc nhập, xuất kho cần tuân thủ nguyên tắc nhập trước - xuất trước để tránh hao mòn vô hình, và cần xây dựng cơ chế quản lý rõ ràng đối với các hoạt động nhập - quản lý - xuất kho.

Để tránh thất thoát, hao hụt, cần thiết lập hệ thống sổ sách bài bản trong việc thống kê, ghi chép khối lượng từng loại nguyên vật liệu nhập, xuất kho. Cần có chế độ kiểm kê định kỳ, đột xuất nhằm đảm bảo khối lượng hàng lưu kho thể hiện trên sổ sách khớp với khối lượng hàng thực tế tồn trong kho. Việc kiểm kê giúp phát hiện những trường hợp bảo quản không đạt chuẩn, hàng hóa có nguy cơ hoặc đã mất phẩm chất, hư hỏng để có biện pháp xử lý kịp thời.

Những năm gần đây, có nhiều giải pháp công nghệ có thể giúp DN khai thác tài nguyên của đối tác nhằm giảm tối đa mức tồn kho. Giải pháp công nghệ giúp DN thiết lập hệ thống thông tin tương tác với khách hàng và nhà cung cấp hiệu quả. Đặc biệt trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ dễ dàng thiết lập hệ thống kết nối giữa nhà cung cấp với khách hàng mà không cần qua tồn kho của công ty.

Chẳng hạn như bán hàng trực tuyến không nhất thiết phải mua hàng để trong kho mà hàng hóa sẽ xuất bán từ kho của nhà sản xuất. Ngoài ra, có rất nhiều giải pháp công nghệ giúp DN sản xuất liên kết tốt với nhà cung cấp và khách hàng, giúp phân tích nhanh định mức nguyên vật liệu, đặt hàng nhà cung cấp và phát lệnh sản xuất đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng.

Để áp dụng được các giải pháp công nghệ nhằm mục đích tối ưu hóa chuỗi cung ứng, cần tăng cường sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, xí nghiệp trong công ty để đảm bảo sản xuất, tiêu thụ được liên tục. Đồng thời phải kết nối tốt với mạng lưới cung ứng, phân phối thông qua các giải pháp công nghệ để tất cả các đối tác đều thực hiện được mục tiêu giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Trong bối cảnh chi phí mặt bằng tăng cao, rất nhiều giải pháp công nghệ được áp dụng nhằm kết nối và rút ngắn khoảng cách từ cung ứng đầu vào đến sản xuất và phân phối. Việc công nghệ hóa chuỗi cung ứng đang là xu thế, DN sớm nắm bắt sẽ tạo lợi thế cạnh tranh vượt trội nhờ có thể cắt giảm chi phí tồn kho, ngược lại sẽ mất dần lợi thế cạnh tranh. 

Theo DNSG